Мы не знаем, почему выигрываем тендеры — Дело Модульбанка

Когда поставщики отказываются от участия в тендерах

Уже неоднократно слышу вопросы о том, что делать, если поставщики отказываются от участия в тендере. Существует несколько причин. Рассмотрим некоторые из них. Реальные истории из опыта российских компаний.

История первая.

Недавно из закупщиков пожаловался, что все поставщики отказались участвовать в тендере. Как выяснилось, «все поставщики» — это пять средней руки компаний, давно работающих с нашим героем. При переходе на тендерные процедуры и электронные площадки многие небольшие поставщики не готовы к сбору и заполнению большого объема документов, необходимых для участия в тендерных процедурах.

Беглый анализ рынка показал следующее:

• закупаемая продукция относится к серийной, поставщиков на рынке много — рынок покупателя;
• объемы закупок относительно низкие для производителя, но являются средними для крупных дилеров и большими — для средних и небольших игроков рынка;
• покупатель имеет достаточно известное имя, которым может «похвастаться» поставщик, так что даже производителю и крупным игрокам будет интересно работать с этим покупателем (при надлежащих предварительных переговорах);
• выставляемый лот можно укрупнить другой закупаемой продукцией, что будет крайне интересно всем дилерам рынка, имеющим широкий ассортимент (до этого другая продукция выставлялась на отдельные торги);
• все крупные и средние дилеры давно участвуют в тендерах и легко откликаются на приглашения;
• предыдущие условия работы (цена, скидки, отсрочка платежа и доставка) были выше среднерыночных.

В результате анализа рынка был выставлен новый объединенный лот на 3 вида продукции, приглашены к участию 12 крупных и средних дилеров, приняли участие 7 дилеров, среди которых провели тендер. Итогом стало улучшение условий работы с поставщиками (плюс 10 дней отсрочки) и снижение закупочной цены на 9,7% (по сравнению с предыдущими закупками и объявленными ценами действовавших ранее поставщиков).

Вся работа по обзору рынка, обзвону потенциальных поставщиков заняла один день. Потенциальные поставщики предоставили документы и зарегистрировались после телефонного общения на площадке в течение трех дней.

В компании началась работа по анализу рынка снабжения по всей закупаемой продукции и услугам, что уже приводит к заметным изменениям в портфеле поставщиков и снижению закупочных цен. Был добавлен модуль SRM к 1С, чтобы сохранять данные о потенциальных поставщиках и вести базу данных поставщиков.

В этой истории речь идет о недостаточной базе поставщиков, которую необходимо было расширить.

История вторая

На участие в тендере записался только один поставщик из 8 имеющихся. Выяснилось, что всем поставщикам просто отправили рассылку с приглашением принять участие в тендере без указания деталей закупки. Когда перезвонили всем поставщикам, то оказалось, что только двое прочитали письмо, из них один не понял, о каком конкретном тендере шла речь, даже перезвонил клиенту, но не дозвонился и забыл. Процедура компанией введена недавно и еще не все поставщики привыкли к ней, а закупщик ограничился общим информированием в виде единой рассылки, не делал запросов на коммерческое предложение, не созванивался с поставщиками.

Прописали стандартную процедуру по организации конкурсных закупок с четкой инструкцией для закупщика о порядке приглашений, создания запросов и др. действий, необходимых для организации тендера. Были созданы шаблоны приглашений и запросов, часть операций автоматизировали.

В этой истории речь идет не об отказе от участия в тендере, а об отсутствии стандарта по организации конкурсных закупок и недостаточности действий закупщика.

История третья

В производственной компании бесконечное количество срочных закупок с небольшими объемами, на каждую организовываются тендеры. С поставщиками не заключены долгосрочные контракты, а маленькие разовые заказы поставщикам не интересны, тем более, что всякий раз от них требуют полного пакета документов, включая свежие выписки из ЕГРЮЛ.

Анализ ситуации обнаружил огромное количество предпосылок для улучшений: потребовалось изменить процесс определения потребности, ввести систему ППР (планово-предупредительных ремонтов), что позволило заранее планировать потребности по запчастям и расходным материалам, унифицировать потребности (было огромное количество материалов с идентичными характеристиками), стандартизировать процедуру подачи внутренней заявки, изменить требования по малоценной закупке, уточнить параметры срочности заявки, разделить срочные и аварийные закупки. Далее были изменены требования к контрактации по срокам, по условиям, включающим малые внеплановые заказы, по гарантийному обслуживанию, по формуле ценообразования. На данный момент ведется работа по открытому виртуальному складу — запасы всех подразделений видны всем закупщикам и можно взять необходимые материалы из запасов другого цеха, тем более, что на одном складе материал находится с избыточным запасом, а на другом в дефиците.

В этой истории тоже речь не об отказе от участия в тендере — необходимо было оптимизировать несколько процессов, чтобы фактически исключить подобного рода внеплановые тендеры и срочные закупки малого объема.

История четвертая

Постоянные надежные поставщики стали отказываться от участия в тендере. Причиной оказалось привлечение к тендеру огромного количества непроверенных поставщиков и принятие решения только на основе минимальной цены (стандартная продукция). Поставщики не проходили предварительную квалификацию, все участвовали на равных условиях, при этом, новички были заинтересованы в закупаемых объемах, но не имели соответствующего опыта поставок, в результате чего некоторые не справлялись: задерживали поставки, поставляли пересортицу, несоответствующую продукцию, предоставляли несоответствующие сертификаты и документы, был даже случай банкротства одного из поставщиков. Приходилось заново организовывать тендеры, но после двух-трех таких процедур проверенные поставщики поняли бессмысленность своего участия и перестали подавать заявки.

На предприятии провели анализ номенклатуры и сделали оценку критичности закупаемых ТМЦ для производства. В результате данной работы были определены подходы к оценке поставщиков на стадии выбора в зависимости от степени критичности ТМЦ, введена процедура обязательной предварительной квалификации поставщиков, установлены более четкие требования к участникам тендеров, введена оценка эффективности деятельности поставщиков, на основании которой надежные поставщики имеют дополнительные преимущества перед новичками при оценке результатов тендера.

И эта история не об отказе от участия в тендере, а о грамотной системе управления портфелем поставщиков, оценке деятельности поставщиков, сохранении надежных поставщиков.

История пятая

Никто не откликнулся на объявленный тендер. Прояснение ситуации показало, что были объявлены прошлогодние цены на продукцию, имеющую импортную составляющую. В связи с изменением курса рубля все поставщики изменили цены, подняв их в 2 раза. Обратились ко всем поставщикам с просьбой дать калькуляцию затрат. Потребовалась серия переговоров, чтобы поставщики открыли свои затраты. По анализу затрат поставщиков выявилась возможность установить цену в 1,58 по отношению к прошлому году, с учетом импортной составляющей, а не 2, с сохранением прибыли поставщиков на уровне прошлого года, однако поставщики опасались новых скачков курса, поэтому фиксировать цену на год не соглашались. Изменили подход к ценообразованию на схему «затраты плюс фиксированное вознаграждение». На тендер вышли три поставщика, весь объем был отдан одному поставщику, давно работающему с компанией и имеющему лучший рейтинг по качеству поставок.

Эта история показывает, что требуется работа с поставщиками, анализ цен на рынке, изменение подходов к ценообразованию.

Часто от закупщиков можно услышать фразы: «как заставить поставщиков участвовать в тендерах?», «где найти новых поставщиков, готовых участвовать в тендерах?», «поставщики не хотят заполнять огромное количество документов для участия в тендерах», «поставщикам неинтересны малые объемы», «какие фразы сказать, чтобы они захотели участвовать в конкурсе?» и т.п., вплоть до заявлений об отмене тендерных процедур, как сложных и бесполезных. Старайтесь шире смотреть на ситуацию: грамотный анализ ситуации покажет реальные причины и выявит предпосылки для улучшений в определении и планировании потребности, в стратегии закупки, в процедуре квалификации, в системе выбора поставщика, в подходах к ценообразованию и контрактации, в управлении портфелем поставщиков.

Мы не знаем, почему выигрываем тендеры

Руководитель агентства емейл-маркетинга рассказал, как его компания участвует в тендерах, почему иногда отказывается и какие странные вещи спрашивают заказчики.

Эксперт — Даниил Силантьев, управляющий партнер емейл-агентства Inbox Marketing. Записалa Светлана Дучак, редактор.

Заказчики приглашают нас в тендеры напрямую

Мы занимаемся емейл-маркетингом: стратегией, дизайном, настройкой и аналитикой рассылок. Почтовые рассылки — это часть интернет-маркетинга, но многие компании заказывают их отдельно от создания сайта, контекстной рекламы или эс-эм-эм, потому что для рассылок нужны свои компетенции.

Тендерные площадки

В государственных и муниципальных тендерах мы не участвуем, поэтому не знаем про поиск, обеспечительные платежи и работу с тендерными площадками. Заказчики приглашают нас в тендеры напрямую.

Рынок емейл-агентств небольшой, профессиональных игроков штук десять на страну и еще столько же тех, кто не специализируется на рассылках, но что-то может. Обычно на стороне заказчика есть маркетолог, который о нас знает. Он приглашает нас сам или передает информацию в отдел закупок.

Все хотят работать с ООО, просят документы и дают техзадания

Формально в тендерах могут участвовать ИП, но корпорации относятся подозрительно к таким исполнителям. Мы заметили, что в какой-то момент из наших конкурентов в тендерах исчезли ИП и остались только ООО — может, были другие причины, но создается впечатление, что заказчики не хотят работать с ИП.

Вместе с приглашением организаторы присылают списки документов, обычно это 15—20 наименований. Для примера — перечень из пятнадцати документов для участия в одном из тендеров:

1. Свежая выписка из Единого государственного реестра юридических лиц, ЕГРЮЛ. Копия или электронный вариант с подписью директора.

2. Копии устава и изменений к уставу, если они были.

3. Копия свидетельства о государственной регистрации либо копия свидетельства о внесении записи в ЕГРЮЛ.

4. Копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе.

5. Копии лицензий или допусков, если они нужны для работы в этой сфере.

6. Копия решения о назначении генерального директора.

7. Копия доверенности, если договор подписывает представитель.

8. Копия справки из налоговой об оплате налогов и отсутствии долгов.

9. Налоговая декларация по НДС — копия или электронный документ с подписью.

10. Копия паспорта генерального директора и его письменное согласие на обработку персональных данных.

11. Копия выписки из Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество и сделок с ним — ЕГРП, либо договор аренды помещения.

12. Копия бухгалтерского баланса за последний отчетный период с отметкой налоговой.

13. Копия отчета о прибылях и убытках за последний отчетный период с отметкой налоговой.

14. Справка о наличии производственных мощностей, оборудования, производственных, складских помещений, транспорта и других материальных ресурсов. Составляется на официальном бланке компании с подписью директора и печатью. К справке нужно приложить копии документов, подтверждающих право владения этими ресурсами.

15. Справка о наличии квалифицированного персонала. Составляется на официальном бланке компании с подписью директора и печатью. К справке нужно приложить копии штатного расписания и сведений о среднесписочной численности сотрудников.

Иногда требуют расписать, кто будет выполнять проект: имена, фамилии, опыт в других проектах, специализация. В одном из тендеров было странное требование — перечислить оргтехнику: сколько в офисе мониторов, принтеров, системных блоков. Кажется, это формальное требование, которое заказчик стандартно включает во все тендеры. Нам было проще написать, что у нас есть из техники, чем выяснять, зачем нужна эта информация.

Еще просят контакты заказчиков, с которыми компания уже работала. Например, спрашивают телефон компании из портфолио, похожей по размеру и отрасли.

Кроме формальных требований есть техническое задание — расчет проекта или творческое задание. Так заказчик проверяет, подходит ли ему наша квалификация. Объем задания может быть большим: например, весной мы отказались от участия в тендере, потому что себестоимость задания тянула на сотни тысяч рублей. Команде пришлось бы потратить несколько недель, чтобы его сделать.

Тендерные заявки у нас бывают двух видов:

• есть вот такой объем работы, рассчитайте, сколько это будет стоить, а для теста сделайте макет письма. По таким заявкам сразу понимаем, стоит ли тратить время и сколько прибыли может принести победа;
• предложите, что нам нужно сделать, а для теста проведите маркетинговый анализ, анализ конкурентов, настройте цепочку писем для новых клиентов и подготовьте десять макетов. В таких заявках непонятно, о каких суммах идет речь и стоит ли тратить время.

Если задание не слишком большое, на сбор документов, расчет стоимости и тест у нас уходит две — три недели — это адекватные сроки.

Зовут нас для массовки или реального участия, неизвестно

Мы никогда не знаем точно, зовут нас в тендер для массовки или действительно будут рассматривать нашу заявку. Когда спрашиваем, заказчики говорят, что будут обязательно выбирать из всех. Но на самом деле у них могут быть отношения с одним из участников, а тендер проводится для галочки.

Еще тендер могут использовать как дешевый инструмент исследования рынка. Логика такая: соберем десять умных ребят, они нам всё расскажут, мы посмотрим, а делать будем сами.

Понять на старте настоящую цель тендера невозможно, но если нас что-то смущает в тендерном задании, мы не участвуем. Например, когда видим, что задание составлено так, чтобы под критерии на сто процентов подошел наш конкурент.

Отказываемся, потому что участие тоже стоит денег — это зарплаты отдела продаж и продакшена. Всегда есть риск уйти в минус.

Заказчики не говорят, что повлияло на выбор победителя

Бывало, что нас зовут в тендер, мы говорим заказчикам, что поучаствуем, но просим рассказать нам потом, почему выбрали не нас. Заказчики соглашаются, а в конце говорят что-нибудь вроде: «У победителя более релевантный опыт и качественные работы, это и было главным критерием».

Проблема в том, что у термина «релевантный опыт» может быть разное наполнение. Например, мы проиграли тендер застройщика, хотя у нас много проектов в сфере недвижимости. И из-за этой формулировки нельзя понять, что заказчик имеет в виду под нерелевантным опытом. Может, ему не понравилось, что мы работали с небольшими жилыми комплексами, или он хотел исполнителя, который работает только с недвижимостью, или что-то еще.

Когда выигрываем, тоже не знаем почему. Заказчики не рассказывают, потому что тендеры проводят каждый год, и, если рассказать, один из участников получит преимущество: будет точно знать, что делать.

Побеждаем в 20—30% тендеров, но неравномерно. Бывает, выигрываем три тендера подряд, а бывает, что участвуем в пяти, и все пять проигрываем. Тендеры — это нетипичные проекты, нужно каждый раз придумывать что-то особенное, поэтому тяжело сравнить и понять, что мы делаем не так. Процесс для нас неуправляем.

На один тендер тратим две — три недели

На один тендер мы тратим в среднем две — три недели. Обычно процесс выглядит так:

• компания заказчика рассылает приглашения на участие в тендере;
• участники две недели рассчитывают стоимость и делают задания;
• участники тендера присылают расчеты и выполненные задания заказчику;
• заказчик выбирает пять исполнителей и приглашает их на защиту проектов. Защита может проходить по скайпу или лично;
• заказчик решает, кто победил. Подведение итогов может занять еще две — три недели.

Иногда есть еще один этап — «переторжка». Это сленговое название — суть этапа в том, что заказчик зовет компании из шорт-листа и предлагают сбросить цену. Кто сбросит, тот и получит контракт. К сожалению, с нами такое тоже случалось.

Обычно есть отсрочка платежа на 15—60 дней

С обычными заказчиками мы работаем по предоплате или постоплате: месяц работаем, а в конце выставляем счет и через три — пять дней получаем деньги. А вот у тендерных заказчиков в договоре всегда прописана отсрочка платежа.

Отсрочка платежа — это когда оплату, например, за февральские работы, мы получаем в конце апреля или начале мая. Стандартная отсрочка — от 15 до 60 дней. Такая система оплаты — это рост дебиторской задолженности и риск кассового разрыва. Деньги вроде есть, но получим мы их только через два месяца.

Как закрыть кассовый разрыв

Но даже с отсрочками платежей, непредсказуемостью результатов и объемными списками документов тендеры стоят того, чтобы в них участвовать. Плюс в том, что мы получаем годовой контракт, в котором четко прописаны работы, деньги и сроки. И мы на год спокойны: так и будет.

Еще тендеры мотивируют сотрудников. У команды появляется возможность поработать с известными брендами, например Яндексом, Озоном, но для этого нужно постараться. Тендер — соревнование, в котором наряду с нами за контракт борются другие сильные компании. Такое соперничество бодрит команду и помогает находить новые идеи.

Вы заблокированы

Возможно, мы разблокируем вас в первый понедельник следующего месяца. Ну или напишите нам, разберёмся: editors@modulbank.ru

Почему мы не участвуем в тендерах

В этой статье публикуем наш взгляд на участие в различных тендерах, конкурсных отборах.

Время от времени нам предлагают участие в тендерах на определение поставщиков СМС-рассылок. Иногда эти тендеры выглядят весьма привлекательно, иногда — нет. Ряд тендеров обычно обещают неплохие гарантированные объемы рассылок, выручку и хорошо известное имя клиента. Почему бы не попытать счастья?

Мы думали точно так же, поэтому одно время активно откликались на предложения принять участие в конкурсах. Время шло, а победить нам так ни разу и не удалось. Разумеется, это могло происходить по целому ряду причин: наше предложение было хуже, мы чего-то не учли, заказчика что-то не устроило или они обратили взор на «своих» участников.

Со временем мы стали участвовать в конкурсах все реже, пока не прекратили совсем. Теперь мы неизбежно отказываемся от любых предложений по участию в тендерах.

1.Причины следующие:

1. Тендер подразумевает наличие жесткой процедуры выбора поставщика, которая, однако, может как легко меняться, так и оставаться излишне суровой. Мы сталкивались и с тем, и с другим.
2. Тендер вовсе не означает того, что компания выберет самого выгодного поставщика с финансовой точки зрения. У нас есть опыт, когда выбиралось предложение, которое внешне было существенно хуже того, которое было сформулировано нами.
3. Тендерная документация очень часто не учитывает реалий рынка, а вносить изменения в нее не позволяют.
4. Тендер иногда предполагает достаточно циничные попытки уменьшения цены предложения. Мы были участниками одного конкурса, в котором организатор разослал всем участникам таблицу с предложениями каждого участника и тут же запустил новый раунд сбора заявок с учетом «случайно» разосланной информации.
5. Тендерная документация практически всегда требует предоставления информации, которая составляет коммерческую тайну компании, как то: выручка за период, количество сотрудников, список клиентов с контактами, площадь офиса (да-да), заверенную налоговую отчетность и т.п. Сталкивались мы также и с тем, что организатор тендера требовал предоставить договоры с операторами связи с прописанными финансовыми условиями Мы на это никогда не шли, не идем и не пойдем.
6. При проведении тендера его устроителям не хватает элементарной вежливости. Часто организатор забывает не только уведомить об итогах тендера, но и не подтверждает даже получение заявки.
7. Участие в тендерах требует серьезных затрат времени и ресурсов (подготовка заявки на участие по запрошенной форме, регистрация на тендерных площадках, финансовые гарантии, превышающие потенциальную прибыль).
8. Наконец, у нас нет четкого понимания, что тендер всегда проводится честно и прозрачно. Иногда кажется, что нас приглашают для массовки, чтобы победа «своего» участника выглядела более естественной.

Другими словами, в настоящее время мы предпочитаем игнорировать тендеры, направляя все свое внимание на нормальную коммерческую работу по поиску клиентов. Разумеется, мы никоим образом не против конкуренции или сравнения нашего предложения с предложениями конкурентов, но в общении с клиентами предпочитаем иметь обратную связь, а не односторонние коммуникации, представленные в виде свода правил тендера.

2.Вывод

Мы отказываемся от тендеров, если видим классические признаки превалирования формы над содержанием.

Источник https://logist.ru/natalya-urazova/blog/kogda-postavshchiki-otkazyvayutsya-ot-uchastiya-v-tenderah

Источник https://delo.modulbank.ru/sales/win-tender

Источник https://targetsms.ru/blog/537-pochemu-my-ne-uchastvuem-v-tenderakh